Le contrôle d’exploitation, une sécurité pour votre hôtel ?

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Définition du contrôle de d’exploitation

On peut aisément accepter la définition du contrôle d’exploitation comme « un processus mis en œuvre par l’organe de direction, le Conseil d’Administration, les dirigeants et le personnel d’une organisation, destiné à fournir une assurance raisonnable quant à la réalisation des objectifs suivants :

• Stratégiques : alignement des missions avec les objectifs d’entreprise
• Opérationnels : utilisation efficace et efficiente de vos ressources ;
• Rapports financiers : fiabilité des informations financières ;
• Conformité : respects des lois et de la réglementation.

Ainsi, le contrôle d’exploitation a pour objectif de donner les clés d’une meilleure maîtrise des processus pour réaliser les objectifs de l’entreprise, quelle que soit sa taille. Il doit être totalement indépendant de la Direction Générale.
Toutefois, et parce que nous la rencontrons dans le cadre de nos missions à une échelle dimensionnelle moindre, la perception du contrôle d’exploitation reste plus « terre à terre » et fondamentalement concrète pour nos clients.
Pour exemple, un barman, de surcroit très apprécié par la clientèle de l’établissement et par sa hiérarchie m’informait offrir une tournée toutes les 3 tournées à ses clients… Nous pouvions lui démontrer qu’en agissant ainsi, certes il faisait plaisir à « ses » clients mais qu’il privait aussi l’établissement de plus de 20% de RBE bar… Ce langage là est bien perçu par tous nos profils clients.

Les différences entre le contrôle d’exploitation et le contrôle de gestion

Le « contrôle de gestion » et le « contrôle d’exploitation » peuvent faire l’objet d’une confusion, pourtant leur cadre de mise en œuvre est bien différent.
Le contrôle de gestion se base avant tout sur les chiffres comptables, souvent issus de logiciels de comptabilité. Il a pour vocation de s’assurer que la gestion et la pérennité financières de l’entreprise sont bonnes. Sa démarche est structurée par l’élaboration et le suivi des budgets.
Bien que les comptes d’une entreprise doivent être audités par un établissement externe, le contrôle de gestion ne fait pas appel à l’audit interne et, selon la loi, il ne fait pas l’objet d’audit externe.
Le contrôle d’exploitation est quant à lui centré sur la construction et l’analyse du fonctionnement opérationnel de l’entreprise. Il peut utiliser non seulement l’audit interne afin de vérifier la bonne application des procédures et peut être, selon les exigences légales applicables, audité par un organe externe qui vérifie son existence et sa validité.

Les deux actions sont bien entendu complémentaires, permettant :

D’une part, pour le contrôle de gestion d’analyser les objectifs et les pratiques relatifs à la gestion financière d’une entreprise afin de mieux maîtriser les performances. (Il faut d’ailleurs considérer le mot « contrôle » dans son sens anglo-saxon, qui est en lien avec le « pilotage » d’une entreprise. Ainsi, l’objectif principal du contrôle de gestion est d’optimiser la manière de mener une société.).
D’autre part pour le contrôle d’exploitation qui est lui aussi un processus à caractère transversal : chaque service de l’entreprise est concerné dans l’analyse et par conséquent, tous les salariés sont concernés par l’application des méthodes de travail mises en place. Autrement dit, il est question d’audits internes pour vérifier que les ressources matérielles et humaines sont utilisées efficacement afin d’atteindre les objectifs de la société et éradiquer les risques opérationnels.

Sans contrôle d’exploitation, l’entreprise est en risque…

Ce qu’il faut savoir, c’est qu’à la base, les statistiques de la profession hôtelière sont déjà sensibles, et que les moindres écarts opérationnels peuvent mettre en péril une entreprise, qui plus est, de petite taille :
La « petite hôtellerie » est majoritaire en France avec près de 15.000 adresses classées et non classées. Mais contrairement aux établissements de plus grande capacité, elle vit une situation économique très tendue, avec à la clé un grand nombre de disparitions depuis ces dernières années. Cette érosion a de grands risques de se poursuivre dans les années à venir. Une étude révèle en effet qu’un hôtel de petite capacité sur 2 est déficitaire ou en juste équilibre financier, que 4 hôtels sur 10 ne dépassent pas les 50% de taux d’occupation annuel et que 56% des hôteliers veulent vendre leur affaire au plus vite.

D’où la nécessité de suivre attentivement le fonctionnement de l’établissement dans son opérationnel quotidien.

Mettre en place ou missionner un contrôle d’exploitation est la solution qui sécurise l’exploitation

Le contrôleur d’exploitation aura pour mission de s’assurer de l’application des règles et des procédures de gestion des points de vente et de la fiabilité de l’enregistrement des transactions.
Il devra réaliser les audits des points de vente pour lesquels il assurera une assistance individuelle et d’équipe à travers le conseil et la formation aux systèmes d’information et aux procédures.
Il proposera des plans d’actions correctifs et assistera les responsables de points de vente dans leur mise en œuvre d’actions correctives en cas d’écarts ou de dysfonctionnements.
Il établira avec les opérationnels les budgets des points de vente, le suivi et l’analyse de leurs bonnes réalisations, tout en proposant des plans d’actions.
Il s’assurera de la préparation par les points de vente de l’inventaire annuel.

Au poste très opérationnel de Contrôleur d’exploitation il est important d’affecter un technicien aux bases comptables certaines, à l’adaptabilité prouvée et à l’expérience opérationnelle solide.

Les atouts requis d’un contrôleur d’exploitation sont de faits :

• Bon relationnel et sens de l’écoute.
• Pédagogie et rigueur
• Esprit d’analyse
• Autonomie

De la genèse à l’obligation

L’apparition du contrôle de gestion remonterait à plus de 5000 années selon certains ouvrages.

« Il semble que l’écriture soit apparue à Sumer en Mésopotamie, vers 3300 avant-J.C. pour aider à la gestion des terres et des troupeaux. Pour contrôler des relations économiques, une comptabilité a été élaborée ; ainsi serait née la première représentation écrite des nombres.
La gestion, la comptabilité et le contrôle apparaissent donc indissociables et essentiels dès lors qu’une activité économique doit être maîtrisée.
Si des prémices de comptabilité de coûts sont observables dans des manufactures textiles italiennes au XVe siècle et chez un imprimeur français au XVIe siècle, il est clair que les besoins de mesure et de contrôle des activités économiques augmentent et se diffusent véritablement à grande échelle à la fin du XIXe siècle, avec la constitution de grandes unités industrielles de production qui regroupent des machines et doivent organiser le travail. »
De nos jours, en ce qui concerne les sciences de gestion, le contrôle d’exploitation regroupe l’ensemble des systèmes de contrôle établis par les dirigeants pour : conduire l’activité de l’entreprise d’une manière ordonnée ; assurer le maintien et l’intégrité des actifs ; fiabiliser les flux d’information.
Le contrôle d’exploitation couvre les domaines comptables et financiers, mais il porte aussi sur les flux opérationnels et la gestion de la production, de l’approvisionnement et de la distribution.
Il vise à contrôler les actifs de l’entreprise, améliorer l’efficience opérationnelle et renforcer l’adhésion des employés à la politique stratégique de l’entreprise.
Mais, de façon plus générale, le contrôle d’exploitation porte sur la relation entre l’intention et l’action. Si l’action n’était que le résultat de l’intention sans que nulle interférence ne puisse en modifier la réalisation, il ne serait pas nécessaire de recourir au contrôle d’exploitation.

Le contrôle d’exploitation, appelé aussi contrôle interne est aujourd’hui un outil devenu incontournable.